Deze pagina is voor EVS vrijwilligers die al een project hebben gevonden. Heb je nog geen project gevonden, kijk dan hier.

Hieronder vind je alle informatie die je nodig hebt vóór, tijdens en na je EVS project.

Onlangs is een subsidieaanvraag ingediend om jouw EVS project financieel mogelijk te maken. Met de EVS subsidie die namens de Europese Unie wordt toegewezen, worden alle kosten tijdens jouw vrijwilligerswerkproject vergoed: reiskosten, huisvestingskosten, maaltijden, verzekeringen en taalondersteuning. Ook krijg je zakgeld, een persoonlijke mentor in het gastland, verschillende trainingen en houd je je eigen persoonlijke begeleider bij Stichting UcDean. Wij staan dagelijks voor je klaar, beantwoorden je vragen en geven tips en advies bij de voorbereiding en tijdens je project.

De aanvraag voor subsidie van jouw EVS project wordt nu beoordeeld door het Nederlands Jeugdinstituut of een soortgelijk instituut in het ontvangende land. Wij hebben ons maximaal ingespannen om ervoor te zorgen dat jouw subsidie-aanvraag wordt goedgekeurd. Het Nederlands Jeugdinstituut kijkt onder meer of aan alle kwaliteitscriteria van EVS is voldaan. Denk hierbij aan een duidelijke omschrijving van je werkzaamheden, achtergrondinformatie over de zend- en gastorganisatie en uitleg over de manier waarop de begeleiding wordt vormgegeven.

Binnen 10 weken na de deadline waarop de aanvraag is ingediend, word je geïnformeerd over de uitkomst.

Stap 1: Teken het EVS Contract

In het EVS Volunteering Contract geef je aan dat je instemt met de rechten en verantwoordelijkheden die bij een EVS project horen. We vragen je om het formulier hieronder te downloaden, de geel gemaakte velden in te vullen, het contract te printen, ondertekenen en te uploaden bij je registratie (zie stap 2).

Download EVS Volunteer Contract

Stap 2: Vul het EVS registratie formulier in- binnen 30 dagen na de deadline

Vul het registratieformulier onderaan deze pagina helemaal in en voeg de gevraagde bijlagen toe. We hebben deze gegevens nodig om je reis te kunnen boeken, een verzekering voor je af te sluiten en je ouders of achterblijvers te informeren in het onwaarschijnlijke geval van calamiteiten vóór of tijdens je project.

Naam
Telefoonnummer:
E-mail:
Upload een scan van het identiteitsdocument dat je meeneemt op EVS (max 5 mb)
Upload het ondertekende Volunteer Contract:
Naam:
Relatie tot EVS deelnemer:
Adres:
Postcode:
Woonplaats:
Telefoonnummer
E-mail adres:
Bankrekening IBAN (voor overmaken zakgeld):
Naam rekeninghouder:
Ja, ik ontvang alle betalingen in het kader van dit EVS project op het rekeningnummer hierboven:*
Ja, ik voldoe de vertrekborg van 75 euro na het opsturen van dit registratieformulier.*

Stap 3: Voldoe de vertrekborg – binnen 30 dagen na de deadline

Je bevestigt je deelname aan EVS door een vertrekborg van € 75 te voldoen. Hiermee geef je aan dat je, als de subsidie wordt toegewezen, daadwerkelijk aan EVS gaat deelnemen. Je krijgt de borg terug binnen 3 dagen na je aankomst in het gastland. Ook krijg je de borg terug in het onwaarschijnlijke geval dat de subsidie niet wordt toegekend. Je ontvangt je borg niet terug als je alsnog besluit om af te zien van EVS.

Je kunt de vertrekborg in onze webshop voldoen en wordt hier ook automatisch naar doorgestuurd wanneer je het registratieformulier hebt ingevuld.

Let op: als je de borg niet voldoet, hebben wij het recht om jouw plek aan iemand anders te geven en zullen wij andere kandidaat-vrijwilligers benaderen voor deelname aan EVS bij de gastorganisatie die jij hebt gekozen. Je hebt dan geen recht meer op de EVS-plek waarvoor wij subsidie hebben aangevraagd.

Stap 4: Neem deel aan het vertrekgesprek en de voorbereidende training – uiterlijk 4 weken voor vertrek

Neem contact op met je EVS mentor om een vertrekgesprek in te plannen. Hierbij kunnen ook je ouders of verzorgers aanwezig zijn. Tijdens het vertrekgesprek met je mentor hoor je meer over je rechten en plichten als vrijwilliger, de praktische dingen die je nog moet regelen en krijg je handige tips om je voorbereiding, reis en eerste weken in het gastland zo goed mogelijk te laten verlopen.

In aanvulling op het gesprek met je mentor, organiseert het Nederlands Jeugdinstituut een voorbereidende training in Utrecht. Tijdens deze training leer je andere vrijwilligers kennen die net als jij op het punt staan om EVS te gaan doen. Ook leer je hoe je het meeste uit je EVS tijd kunt halen en wat je kunt doen bij problemen. Wij raden je aan om aan deze training deel te nemen. Dit is gratis en je reiskosten naar Utrecht worden vergoed. Je mentor stuurt je een uitnodiging zodra de datum van de eerstvolgende training bekend is.

Stap 5: Teken het Activity Agreement – uiterlijk 2 weken voor vertrek

Nadat de subsidieaanvraag is goedgekeurd en je zeker weet dat je EVS gaat doen, is het tijd om een aantal praktische zaken te regelen. Natuurlijk wil je graag weten welke werkzaamheden je precies gaat doen, hoe de huisvesting is geregeld, hoeveel eetgeld je krijgt en wat je aan taalondersteuning kunt verwachten. Hiervoor stel je samen met de gastorganisatie een Activity Agreement op dat jullie beide moeten ondertekenen. Neem uiterlijk 6 weken vóór vertrek contact op met de gastorganisatie om het Activity Agreement op te stellen. Zorg ervoor dat het document uiterlijk 2 weken voor vertrek is ondertekend.

Meestal doet de gastorganisatie een voorstel voor de inhoud van het Activity Agreement. Ben je het hier mee eens? Onderteken dan het document en stuur het naar de gastorganisatie. Zij sturen het dan weer naar ons. Wil je iets aanpassen? Overleg dit dan met de gastorganisatie en onderteken het document pas als jullie het samen eens zijn geworden.

Je vindt een format voor het Activity Agreement hieronder. Het is belangrijk dat alle geel gearceerde informatie wordt ingevuld vóórdat het document wordt ondertekend. Zo weet je waar je aan toe bent voordat je project begint.

Download Activity Agreement format

Stap 6: Tijdens je EVS tijd

Tijdens je EVS periode houd je geregeld contact met je mentor van Eastpackers. Ook kun je altijd zelf contact opnemen mocht je vragen hebben of tegen problemen aanlopen. We kunnen je ook helpen bij het plannen van je leerdoelen, een moeilijk gesprek aangaan met je gastorganisatie of het verbeteren van de woon- of werkomstandigheden. Je Eastpackers mentor zal gedurende het project tenminste drie keer een Skypegesprek met je voeren. Maar neem gerust vaker contact op als je dit prettig vindt.

Stap 7: Afronden van je project

Om je project af te ronden, moet je een aantal stappen doorlopen.

  • Vul een verklaring in dat je hebt deelgenomen aan EVS. Vul in onderstaand document alle geel gemarkeerde velden in. Geef per maand aan hoeveel zakgeld je in die maand hebt ontvangen. Geef een korte beschrijving van de taalondersteuning die je hebt gehad. Print het document, onderteken het, en upload het hieronder.
Download EVS Verklaring
  • Vul het UcDean Evaluatieformulier in via deze link: https://eastpackers.nl/vrijwilligerswerk/evs-evaluatie/
  • Upload de bonnetjes van alle uitgaven die je wilt declareren
  • Vul het evaluatieformulier van de Europese Commissie in. Je ontvangt een link per e-mail nadat je bent thuisgekomen.

Documenten of betaalbewijzen uploaden?

Dat kan hier. Gebruik onderstaand formulier om je te registreren of om documenten snel en veilig naar Eastpackers te sturen. Je ontvangt een bevestiging van ontvangst.

Do you want to upload any of the documents listed above? Do you want to declare expenses? Please use the Upload Form below.

Naam vrijwilliger:
Naam EVS gastorganisatie:
E-mail:
Upload first document:
Upload another document:
Upload a third document:

Nadat je het project volledig hebt afgerond, ontvang je het inschrijfgeld retour dat je hebt betaald toen je je aanmeldde bij Stichting UcDean. Dit geldt niet voor projecten die korter dan vier volledige maanden hebben geduurd.