Portal voor vertrek
Op deze pagina vind je alle documenten die van belang zijn bij jouw European Solidarity Corps project. Als het goed is heb je ze al besproken met je mentor. Heb je vragen over een van de documenten, neem dan contact op met Ilja of Annemarijn.
esc@eastpackers.nl | Whatsapp 013 300 3813 | Urgente zaken bel 070 8080 191
Stappenplan Administratie
Hieronder vind je een overzicht van de documenten en gegevens die we van je nodig hebben. Controleer of je alle stappen hebt doorlopen met je mentor.
1. Youth Portal
We kunnen je alleen registreren als je een account hebt op de Youth Portal. Het nummer van dit account (Participant Reference Number ofwel PRN) vul je in op je Vrijwilligerscontract. Klik hier om een account aan te maken en/of je PRN op te halen.
2. Vrijwilligerscontract
Dit is een contract tussen jou en Eastpackers waarop je instemt met je rechten en plichten als vrijwilliger. Je vult hierop ook je Participant Reference Number (PRN) in uit de Youth Portal. Vul bij ‘contact person in case of emergencies’ de gegevens in van iemand die we in Nederland kunnen bereiken in geval van nood, bijvoorbeeld een familielid. Klik hier om het contract te downloaden als je dit nog niet hebt ingevuld (mail het naar esc@eastpackers.nl).
3. Offer accepteren
Zodra we jouw PRN hebben ontvangen sturen we je een offer via de Youth Portal. Die komt binnen via de mail. Accepteer deze zo snel mogelijk.
4. Aanvullende zorgverzekering
Als ESC deelnemer heb je recht op een aanvullende zorgverzekering. Met deze verzekering ben je extra goed verzekerd, naast je Nederlandse zorgverzekering, die je aanhoudt tijdens je project. Heb je binnen 2 weken na het accepteren van de offer nog geen bericht ontvangen van de verzekeraar Henner verzekering (per e-mail)? Neem dan contact op met je mentor! Dit betekent namelijk dat er mogelijk iets mis is gegaan met je aanmelding. Let op: de Henner verzekering is géén reisverzekering die dekking biedt voor bijvoorbeeld gestolen bagage tijdens je vrijwilligerswerk. Wil je dit verzekeren, dan moet je zelf een doorlopende reisverzekering afsluiten die geldig is tijdens internationaal vrijwilligerswerk. Je mentor kan je hierover adviseren.
5. Activity Agreement
Ondertussen hebben we contact met je gastorganisatie over jouw Activity Agreement. Dit is je "vrijwilligerswerkcontract". Hierin staan alle afspraken over je vrijwilligerswerk zoals taken, uren, woonruimte, eetgeld en woon-werkvergoeding. Zorg ervoor dat je goed overlegt over de inhoud van de taken! Dit contract teken je met je gastorganisatie, maar wij kijken ook met je mee of alles er goed uitziet.
In de afbeelding hiernaast kun je nakijken wat er ook alweer allemaal in je contract moet staan.
Aanmelden Voorbereidende Training
In aanvulling op het gesprek met je mentor, organiseert het Nederlands Jeugdinstituut een voorbereidende training in Utrecht (of online). Tijdens deze training leer je andere vrijwilligers kennen die net als jij op het punt staan om ESC te gaan doen. Ook leer je hoe je het meeste uit je ESC tijd kunt halen en wat je kunt doen bij problemen. Wij raden je aan om aan deze training deel te nemen. Dit is gratis en je reiskosten naar Utrecht worden vergoed.
De trainingen zijn in 2025 op de volgende data:
- Online Kickoff 2 april 2025 + training in Utrecht op 9 april OF online op 16 april
- Online Kickoff 25 juni 2025 + training in Utrecht op 2 juli OF online op 9 juli
- Online Kickoff 26 november 2025 + training in Utrecht op 3 december OF online op 10 december
Het kan zijn dat er geen training beschikbaar is rondom jouw vertrekdatum, vraag dan je mentor om je de informatie uit de training te sturen.
Meld je hieronder aan voor de voorbereidende training door het uitklapmenu te openen.
Belangrijke informatie
Hieronder een aantal documenten die van belang kunnen zijn als je iets terug wilt zoeken over European Solidarity Corps of je Henner verzekering.
Let op: kom je vóór 31 mei 2025 terug van je project, klik dan op ESC Guide 2023. Kom je na 31 mei terug, klik dan op ESC Guide 2024.
Laatste check
Het is goed om twee weken voor vertrek te kijken of alles geregeld is. Hulp nodig? Aarzel niet om bij vragen contact op te nemen met je mentor.
Weet je alle reisgegevens? Als je vliegt, check dan 24u van tevoren online in!
Is je activity agreement getekend?
Heb je bericht van HENNER ontvangen over de aanvullende zorgverzekering?
Heb je eventuele vaccinaties geregeld?
Heb je, indien nodig, een visum geregeld of hier afspraken over gemaakt?
Weet je je mentor en vertrouwenspersoon te vinden als het nodig is?
Heb je een reisverzekering afgesloten? Let op: Henner is een zorgverzekering, géén reisverzekering. Als er bijv. iets gebeurt met je spullen, kan Henner je daar niet bij helpen.
